Edição nº 140/2025 Brasília - DF, disponibilização quinta-feira, 31 de julho de 2025

Edição nº 140/2025 Brasília - DF, disponibilização quinta-feira, 31 de julho de 2025
Sr. Celso, questionou se os acessos seriam realizados por meio do número de CPF, como já ocorre com determinados usuários específicos. O
Sr. Daniel Monteiro confirmou a informação de usuários específicos, sem a necessidade de utilização do CPF, e esclareceu que, na Central do
Idoso, esse modelo já está implementado, sendo similar o que o CEAV está propondo adotar. A Sra. Gabriela Peñaloza questionou ao President ***** Para ver o conteúdo completo, assine um plano. e
quanto à eficiência procedimental do pleito, ponderando se não seria mais adequado que esse último pedido da COAVIT tramitasse em autos
apartados, considerando que o Processo SEI nº 0032160/2024 foi submetido à apreciação da Comissão especificamente para tratar da pauta
em discussão. Em resposta, o Sr. Celso entendeu não haver impedimento para que, a partir da deliberação da Comissão nesta reunião, os
autos fossem encaminhados à área de Tecnologia da Informação, com vistas à criação dos usuários solicitados, no âmbito do mesmo processo,
sem a necessidade de abertura de novo expediente. Não houve objeção por parte dos presentes. Na sequência, o Sr. Daniel Monteiro solicitou
autorização para conceder a palavra ao Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador da CODOC, a fim de que este pudesse se manifestar sobre
a necessidade de criação de códigos de classificação, bem como sobre os prazos de guarda e a destinação documental. Com a palavra, o
Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador da CODOC, saudou os presentes e apresentou a proposta de criação de códigos específicos de
classificação documental para as atividades desenvolvidas pelo CEAV. Explicou que os prazos de guarda e a destinação final foram definidos
com base em estudo técnico realizado em estreita correlação com a Tabela de Temporalidade de Documentos do Conselho Nacional de Justiça
- CNJ. O Sr. Cristiano informou que foi sugerida a utilização da classe maior 8.16, da qual derivariam três subclasses específicas: 8.16.01,
8.16.02 e 8.16.03. Essas subclasses foram criadas e configuradas exclusivamente para contemplar as atividades do CEAV, assegurando a
adequada classificação e gestão dos documentos produzidos no âmbito de sua atuação. O Coordenador da CODOC informou que o estudo
desenvolvido por sua equipe teve como objetivo, por analogia, estabelecer prazos de guarda e destinação final compatíveis com os definidos
na Tabela de Temporalidade de Documentos do Conselho Nacional de Justiça - CNJ. Para facilitar o acompanhamento da explanação pelos
membros da Comissão, foi compartilhada a tabela de prazos de guarda e destinação final constante no Despacho nº 4312516, inserido no
Processo SEI nº 0032160/2024. O Sr. Cristiano esclareceu que para os processos administrativos referentes ao acolhimento e encaminhamento
das vítimas , foram propostos os seguintes prazos: 2 (dois) anos de guarda na unidade produtora, 18 (dezoito) anos como prazo intermediário de
guarda, e, destinação final, para eliminação. Para processos de acompanhamento e verificação de resultados , de natureza predominantemente
administrativa, sugeriu-se: 2 (dois) anos na unidade produtora, 18 (dezoito) anos nas fases intermediária, e, destinação final para eliminação.
Por fim, na consolidação de resultados foi proposto: 2 (dois) anos na unidade produtora, 8 (oito) anos como prazo intermediário de guarda,
e, na fase de destinação final a eliminação. Como boa prática, o Sr. Cristiano manifestou o desejo de ouvir a opinião da unidade solicitante,
representada pelo Sr. Júlio César, a fim de verificar se os prazos e a destinação sugeridos estão adequados à natureza e à relevância da
documentação em questão. O Sr. Júlio César Rodrigues de Melo, Coordenador da COAVIT, cumprimentou os presentes e informou que já havia
iniciado tratativas preliminares com um servidor da equipe da CODOC. Diante dos membros da CPAD-AM, manifestou sua concordância e validou
os prazos de guarda e destinação final apresentados pelo Sr. Cristiano Menezes Alvares, destacando que tais prazos atendem plenamente às
necessidades da unidade (CEAV), sem representar qualquer risco de perda de informação relevante. Em seguida, o Sr. Cristiano declarou que,
sob a ótica da CODOC, a proposta referente aos prazos de guarda e à destinação final da documentação estava devidamente apresentada e
consolidada. Diante disso, o Presidente da Comissão, Sr. Celso de Oliveira e Sousa Neto, submeteu o tema à votação dos membros. Todos os
membros presentes aprovaram, por unanimidade, a classificação proposta, incluindo a definição de classe e subclasses. Da mesma
forma, também por unanimidade, os membros da CPAD-AM aprovaram o prazo de temporalidade apresentado. Dando seguimento à
reunião, o Presidente da Comissão, Sr. Celso de Oliveira e Sousa Neto, anunciou o primeiro item da pauta, que trata da desativação do
sistema legado "Sistema de Documentos e Informações" (SISDOC) e da proposta de sua emulação em banco de dados Oracle, com acesso
por meio da plataforma APEX, conforme consta no Processo SEI nº 0040460/2024. Em primeira mão, o Presidente compartilhou uma
informação relevante com os presentes: comunicou que, no dia 13 de maio, o Tribunal foi notificado pela empresa InterSystems do Brasil sobre
a descontinuação do banco de dados Caché, prevista para ocorrer a partir de 2027. Diante desse cenário, o Sr. Celso considerou oportuna a
proposta de desativação do SISDOC, uma vez que será substituído por uma solução mais moderna, baseada em Oracle e APEX, garantindo
continuidade e segurança no acesso às informações. Na sequência, passou a palavra ao Sr. Daniel Monteiro, que relembrou que esse processo
decorre da Portaria Conjunta nº 121/2024, a qual estabelece diretrizes para a preservação digital de sistemas legados no âmbito do TJDFT.
O Coordenador ressaltou, ainda, que tal portaria foi aprovada pela CPAD-AM no ano anterior, conforme registrado no Despacho nº 3881049,
constante do Processo SEI nº 0000644/2020. O Sr. Daniel Monteiro, Coordenador da COSISP, ressaltou que o Processo SEI nº 0040460/2024,
referente ao desligamento do SISDOC, marca o início da política de desativação de sistemas legados no âmbito deste Tribunal de Justiça. O
Sr. Daniel esclareceu que a indicação de métodos pela COSISP não implica necessariamente em sua adoção imediata, pois a decisão final
dependerá de uma análise de custo-benefício a ser realizada pela CODOC. Portanto, segundo o Coordenador em questão, após essa etapa,
os autos retornarão à CODOC para que a unidade avalie a melhor alternativa de preservação, considerando critérios técnicos e operacionais.
Encerrando sua exposição, o Sr. Daniel Monteiro passou a palavra ao Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador da CODOC, para que pudesse
complementar as informações sobre o tema. O Sr. Cristiano validou integralmente as informações apresentadas pelo Coordenador da COSISP
e acrescentou que a proposta visa garantir que os sistemas considerados obsoletos e passíveis de desligamento no âmbito do Tribunal passem
por uma análise criteriosa, tanto pela área de Tecnologia da Informação quanto pela área de gestão documental. O Coordenador em questão
destacou que, caso sejam identificados dados e metadados com impacto na gestão do acervo arquivístico vinculado ao sistema, a CODOC emitirá
parecer técnico com recomendações específicas, de modo a assegurar que o tratamento documental não seja comprometido. Após essa análise,
o assunto será encaminhado à CPAD-AM para ciência e deliberação. O Sr. Cristiano salientou, no entanto, que na ausência de produção e gestão
de documentos com valor arquivístico, não será necessária a manifestação da Comissão. Assim, o Coordenador da CODOC enfatizou que nem
todo sistema legado a ser desligado deverá, obrigatoriamente, ser submetido à apreciação da CPAD-AM. Apenas os sistemas que envolvam a
gestão de acervos arquivísticos serão encaminhados à Comissão para análise e deliberação. Por fim, o Sr. Cristiano considerou que todas as
informações apresentadas por ele, em conjunto com as explanações do Coordenador da COSISP, são suficientes para o pleno entendimento
dos membros da Comissão, encerrando assim sua manifestação sobre o tema. Quanto ao caso específico do SISDOC, o Sr. Cristiano Menezes
Alvares destacou tratar-se de uma situação emblemática, uma vez que a solução para o desligamento do sistema foi implementada antes mesmo
de manifestação formal da CPAD-AM, em razão da urgência envolvida no contexto do Projeto de Convergência. Esse projeto tem como objetivo
centralizar a utilização dos sistemas institucionais em duas bases de dados, visando à otimização dos custos de manutenção e à melhoria da
performance . O Coordenador da CODOC ressaltou que o SISDOC é um sistema que já se encontrava sem manutenção há bastante tempo,
embora ainda fosse amplamente utilizado no tratamento de acervos de processos judiciais em suporte físico (papel). Diante da necessidade de
uma solução imediata, a situação exigiu uma resposta célere. Nesse contexto, o Sr. Cristiano informou que a COSISP atendeu prontamente ao
pleito da CODOC, viabilizando a proposta de emulação do sistema em banco de dados Oracle com acesso via APEX, conforme já apresentado
anteriormente. O Sr. Cristiano Menezes Alvares informou ainda que foi desenvolvido um conjunto de relatórios voltados às atividades de tratamento
arquivístico, como parte da solução implementada para substituição do SISDOC. Essa solução foi construída na plataforma APEX, com a
migração dos dados do banco Caché, da InterSystems, para um banco de dados Oracle. O Coordenador da CODOC destacou que a solução
atualmente atende plenamente às demandas operacionais das unidades da CODOC e da COAMI, responsáveis pelos atendimentos relacionados
ao desarquivamento do acervo documental. Segundo ele, trata-se de uma iniciativa que beneficia diretamente duas Coordenadorias vinculadas
à Primeira Vice-Presidência, a qual já foi validada e encontra-se em pleno funcionamento há quase dois anos, demonstrando estabilidade e
eficiência no suporte às atividades arquivísticas. Nesse contexto, considerando as características dos metadados envolvidos e a relevância do
sistema, o Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador da CODOC, considerou oportuno registrar o caso junto à CPAD-AM, inaugurando, assim,
o procedimento previsto na Portaria Conjunta nº 121/2024, que estabelece diretrizes para a preservação digital de sistemas no âmbito do Tribunal.
O Sr. Celso de Oliveira e Sousa Neto, Presidente da Comissão, agradeceu ao Coordenador da CODOC pelos esclarecimentos prestados e
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